Dokumentation
Hebammendokumentation aufbewahren und berichtigen: Fristen, Nachträge und Praxisaufgabe
Wie lange du Behandlungsdokumentation, Bestätigungen und Rechnungen aufbewahrst, wie du einen Fehler berichtigst, ohne den Ursprung zu verlieren, was bei Softwarewechsel gilt und was bei Praxisaufgabe mit den Akten passiert.
Die Behandlungsdokumentation bewahrst du zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung auf (§ 630f Absatz 3 BGB); die Berufsordnungen der Länder verlangen dasselbe Minimum. Für Rechnungen und Buchungsbelege gelten die steuerlichen Fristen: nach § 147 AO in der geltenden Fassung acht Jahre für Buchungsbelege und Rechnungen, zehn Jahre für Bücher und Aufzeichnungen. Eine Notiz darfst du berichtigen, aber nur so, dass der ursprüngliche Inhalt lesbar bleibt und erkennbar ist, wann und von wem geändert wurde. Bei Praxisaufgabe regelt die Berufsordnung deines Landes, wohin die Akten gehen; in Nordrhein-Westfalen werden sie verschlossen an die zuständige Behörde übergeben. Der Zehnjahreszeitraum ist ein Minimum, kein automatisches Löschdatum.
Welche Unterlagen welche Aufbewahrungsprüfung brauchen
Nicht alles, was bei einer Betreuung entsteht, folgt derselben Regel. Prüfe je Unterlagenart:
| Unterlage | Mindestdauer | Beginn | Grundlage | Was noch zu prüfen ist |
|---|---|---|---|---|
| Behandlungsdokumentation Mutter und Kind | 10 Jahre | Abschluss der Behandlung | § 630f Absatz 3 BGB; Berufsordnung des Landes | Längere Aufbewahrung, wenn ein Haftungsfall droht oder läuft |
| Einwilligungen, Aufklärungsvermerke, Behandlungsvertrag | Wie die Dokumentation | Abschluss der Behandlung | § 630f Absatz 2 BGB, Teil der Akte | – |
| Versichertenbestätigungen, ärztliche Anordnungen | Die Originale reichst du mit der Abrechnung bei der Kasse ein; behalte Kopien mindestens, bis die Kasse nicht mehr beanstanden kann (30. September des Folgejahres) und du nicht mehr widersprechen musst; als Buchungsbeleg 8 Jahre | Ende des Kalenderjahres der Rechnung | Anlage 2 §§ 3 und 5, Seite 52; § 147 AO | Anforderungen deines Abrechnungszentrums |
| Unterlagen zu Behandlungsvertrag, Aufklärung und Betreuungsverlauf nach Anlage 3 § 7 Absatz 3 | Der GKV-Spitzenverband kann sie für die letzten fünf Jahre anfordern | Erstellung | Vertrag § 13 Absatz 6, Seite 8 | Sie sind zugleich Teil der Behandlungsakte mit ihrer eigenen Frist |
| Rechnungen, Kontoauszüge, Abrechnungsdatensätze | 8 Jahre | Ende des Kalenderjahres | § 147 AO, § 14b UStG | Ob deine Aufzeichnungen als „Bücher“ zehn Jahre brauchen; Steuerberatung fragen |
| Einnahmenüberschussrechnung, Anlageverzeichnis | 10 Jahre | Ende des Kalenderjahres | § 147 AO | – |
§ 147 Absatz 3 AO nennt in der geltenden Fassung zehn Jahre für Bücher und Aufzeichnungen, acht Jahre für Buchungsbelege und sechs Jahre für sonstige steuerlich bedeutsame Unterlagen; § 14b UStG nennt für Rechnungen ebenfalls acht Jahre. Die steuerliche Frist beginnt mit dem Ende des Kalenderjahres, in dem die Unterlage entstand (§ 147 Absatz 4); die Behandlungsfrist hängt am Behandlungsende. Zwei verschiedene Kalender für dieselbe Familie sind deshalb normal.
Fristbeginn, Mindestdauer und weitere Pflichten
Abschluss der Behandlung ist bei einer Wochenbettbetreuung der letzte Kontakt dieser Betreuung. Kommt die Frau zwei Jahre später mit der nächsten Schwangerschaft, beginnt eine neue Behandlung mit eigener Frist; die alte Akte bleibt bis zu ihrem eigenen Ende aufbewahrt.
Zehn Jahre sind ein Minimum. § 630f nennt „soweit nicht nach anderen Vorschriften andere Aufbewahrungsfristen bestehen“. Zwei Gründe, länger aufzubewahren: Schadensersatzansprüche wegen Verletzung von Leben, Körper oder Gesundheit verjähren nach § 199 Absatz 2 BGB erst nach 30 Jahren ab dem auslösenden Ereignis; und bei einem angekündigten oder laufenden Streit darfst du nichts vernichten, was als Beweis gebraucht wird. Das ist keine Pflicht, alles 30 Jahre zu behalten. Es ist ein Grund, vor jeder Vernichtung zu prüfen, ob ein konkreter Anlass dagegen spricht.
Zugriffsschutz gilt die ganze Zeit. Papier verschlossen, elektronische Akten mit Zugangsschutz, Verschlüsselung und Sicherung. Die Berufsordnungen verlangen „besondere Vorkehrungen gegen den Zugriff Unbefugter“; die DSGVO verlangt dasselbe als Sicherheit der Verarbeitung.
Einsicht steht der Frau jederzeit zu: unverzüglich, auf Wunsch als elektronische Abschrift, die erste Kopie kostenfrei (§ 630g BGB). Für das Kind übt das die sorgeberechtigte Person aus. Einsicht bedeutet nicht, dass die Frau Einträge ändern darf; sie kann eine Gegendarstellung verlangen, die du als Nachtrag aufnimmst.
Einen Fehler berichtigen, ohne die ursprüngliche Notiz zu verlieren
§ 630f Absatz 1 erlaubt Berichtigungen und Änderungen nur, wenn neben dem ursprünglichen Inhalt erkennbar bleibt, wann sie vorgenommen wurden. Elektronisch musst du das sicherstellen; die Software muss die Vorversion behalten.
| Situation | Papier | Elektronisch |
|---|---|---|
| Zahlendreher am selben Tag bemerkt | Einfach durchstreichen, richtigen Wert daneben, Datum, Kürzel | Neue Version speichern; Software zeigt alte Version, Zeitpunkt, Urheberin |
| Vergessener Befund Tage später | Nachtrag mit Datum und Zeit als eigener Absatz, Bezug auf den Besuch | Nachtrag als eigener Eintrag mit Bezug, nicht als Bearbeitung des alten Textes |
| Eintrag bei der falschen Person | Eintrag als „irrtümlich, gehört zu …“ kennzeichnen, bei der richtigen Person neu eintragen mit Verweis | „Als Fehleintrag markieren“ plus neuer Eintrag; nie den Text zwischen Akten verschieben |
| Frau widerspricht einem Eintrag | Gegendarstellung als Nachtrag aufnehmen; Original bleibt | dito |
Beispiel: Am 6. März steht im Kindsblock „3.190 g“, die Waage zeigte 3.290 g. Richtig ist ein Nachtrag: „6. März, 18:05 Uhr, Hebamme M.: Gewicht um 12:10 Uhr fälschlich mit 3.190 g notiert, Waage zeigte 3.290 g, korrigiert.“ Falsch ist, die 1 durch eine 2 zu ersetzen. Wie ein solcher Nachtrag im Verlauf aussieht, zeigt das Beispiel Wochenbett dokumentieren.
Rechnungskorrekturen laufen anders und über die Abrechnung, nicht über die Akte: Fristen, Korrekturen und Rechnungskürzungen.
Lesbarkeit und Zugriff bei einem Softwarewechsel
Ein Wechsel der Software beendet keine Aufbewahrungsfrist. Vor der Kündigung des alten Anbieters prüfst du fünf Dinge:
- Vollständiger Export: alle Betreuungen, alle Einträge, alle Versionen und Nachträge, alle Anhänge und Bestätigungen, mit Zeitstempeln und Urheberinnen. Ein PDF je Betreuung ohne Versionsgeschichte ist unvollständig.
- Lesbar ohne den alten Anbieter: PDF oder ein offenes Format, das du in zehn Jahren noch öffnen kannst. Teste es an einer alten Betreuung.
- Zuordnung: Mutter und Kind bleiben getrennt, Kinder bleiben unterscheidbar, die Chronologie stimmt.
- Löschung beim alten Anbieter: Nach der Übergabe muss der Anbieter deine Daten löschen oder zurückgeben, soweit kein Gesetz ihn zur Aufbewahrung verpflichtet (Artikel 28 Absatz 3 Buchstabe g DSGVO). Lass dir das bestätigen.
- Zwischenzeit: Bis der Import in die neue Software abgeschlossen ist, bleibt der Export deine Akte. Sichere ihn an zwei Orten.
Frag den neuen Anbieter, ob importierte Einträge ihren ursprünglichen Zeitstempel und ihre Urheberin behalten. Ein Import, der alles auf das Importdatum setzt, zerstört die Nachvollziehbarkeit.
Unterlagen bei Praxisaufgabe geordnet sichern
Bei endgültiger Aufgabe der Tätigkeit gelten drei Ebenen:
- Berufsordnung des Landes. In Nordrhein-Westfalen verlangt § 9 Nummer 6 HebBO NRW, sicherzustellen, dass die Dokumentation bei endgültiger Aufgabe der Berufstätigkeit oder im Todesfall verschlossen der zuständigen Behörde übergeben wird; die Anlage zu § 6 verlangt zusätzlich, dass die Aufzeichnungen bei Berufsaufgabe bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist ordnungsgemäß aufbewahrt werden (Anlage, Nummer 1). Andere Länder regeln das anders oder gar nicht; lies deine Berufsordnung.
- Aufbewahrungsfrist. Sie läuft weiter, egal ob du arbeitest. Wenn keine Behörde die Akten übernimmt, brauchst du eine Verwahrung, die zehn Jahre Zugriffsschutz und Einsicht ermöglicht.
- Vorsorge für den Todesfall. Hinterlege, wo Akten und Zugangsdaten liegen und wer sie übergeben soll. Ein Passwort, das nur du kennst, macht elektronische Akten für alle anderen unlesbar.
Informiere laufend betreute Familien, wer die Betreuung übernimmt, und übergib die Akte nur mit Einwilligung der Frau an eine Kollegin. Die Abrechnungsunterlagen und die Steuerunterlagen behältst du selbst für ihre eigenen Fristen.
Regionale Vorgaben und ungelöste Einzelfälle
| Frage | Nordrhein-Westfalen | Bayern | Andere Länder |
|---|---|---|---|
| Mindestaufbewahrung | 10 Jahre (§ 6 HebBO NRW) | 10 Jahre (§ 5 BayHebBO) | Berufsordnung prüfen |
| Verbleib bei Praxisaufgabe oder Tod | Verschlossene Übergabe an die zuständige Behörde (§ 9 Nummer 6) | In § 5 nicht geregelt; Behörde fragen | Berufsordnung prüfen |
| Schutz elektronischer Akten | Besondere Sicherungs- und Schutzmaßnahmen gegen Veränderung, Vernichtung und unrechtmäßige Verwendung (§ 6 Absatz 3) | Besondere Vorkehrungen vor dem Zugriff Unbefugter (§ 5 Absatz 2) | Berufsordnung und DSGVO |
Offen bleibt in vielen Ländern, wie Akten einer verstorbenen Hebamme praktisch zu behandeln sind, wenn niemand zuständig ist. Kläre das lieber jetzt mit deiner Behörde als deine Angehörigen später.
Hebia behält bei jeder Änderung die Vorversion mit Zeit und Urheberin, hält Mutter und Kind getrennt und exportiert Betreuungen vollständig. Hebia kennenlernen.
Häufige Fragen
Wie lange muss ich Hebammendokumentation aufbewahren?
Mindestens zehn Jahre nach Abschluss der Behandlung. Länger, wenn ein Haftungsfall droht oder eine andere Vorschrift es verlangt.
Darf ich eine fehlerhafte Notiz nachträglich ändern?
Ja, als Berichtigung oder Nachtrag mit Datum, Zeit und Urheberin, so dass der ursprüngliche Inhalt lesbar bleibt. Überschreiben ist nicht zulässig.
Was passiert bei Softwarewechsel oder Vertragsende?
Du exportierst vollständig mit Versionen und Anhängen, prüfst die Lesbarkeit, sicherst zweifach und lässt dir die Löschung beim alten Anbieter bestätigen.
Müssen Behandlungsakte, Rechnung und Versichertenbestätigung gleich lange bleiben?
Nein. Die Akte hängt am Behandlungsende (zehn Jahre), Rechnungen und Belege am Kalenderjahr (acht Jahre, Bücher zehn). Die längste einschlägige Frist gewinnt, wenn eine Unterlage mehreren Zwecken dient.
Quellenstand
Stand 11. September 2026, geprüft an den Originaldokumenten. Grundlage sind §§ 630f, 630g und 199 BGB, § 147 AO und § 14b UStG in der geltenden Fassung, Artikel 28 DSGVO, §§ 6 und 9 der Berufsordnung für Hebammen NRW (Fassung vom 2. März 2022) mit ihrer Anlage, § 5 der Bayerischen Berufsordnung (Text gültig ab 1. Juni 2022) sowie § 13 des Hebammenhilfevertrags und Anlage 2 §§ 3 und 5 in der Fassung ab 1. April 2026. Steuerliche Aussagen sind allgemein; die Einordnung deiner Aufzeichnungen als Bücher oder Belege klärst du mit deiner Steuerberatung. Änderungsvermerk 11. September 2026: „versiegelt“ in „verschlossen“ berichtigt, das nicht belegte Datum der Fristverkürzung entfernt, Einreichung der Originalbelege bei der Kasse, Fünfjahresfrist für Qualitätsunterlagen und den Wortlaut der Landesregeln zum Schutz elektronischer Akten ergänzt. Nächster Prüfanlass: eine Änderung der Aufbewahrungsfristen, einer Berufsordnung oder von § 630f BGB.