Selbstständigkeit
Freiberuflich als Hebamme starten: Voraussetzungen für die ersten Hausbesuche
Welche Stelle was von dir braucht, bevor du den ersten freiberuflichen Hausbesuch machst: Berufsurkunde, Meldung, Haftpflicht, Finanzamt, Rentenversicherung, BGW, GKV-Beitritt und IK – als Abhängigkeitsliste mit Fristen und Nachweisen.
Vor dem ersten freiberuflichen Hausbesuch brauchst du in dieser Reihenfolge: deine Berufsurkunde, eine Berufshaftpflicht für dein Tätigkeitsspektrum, die Meldung bei der zuständigen Landesbehörde, die steuerliche Erfassung beim Finanzamt, die Meldung bei der Deutschen Rentenversicherung innerhalb von drei Monaten und bei der BGW innerhalb einer Woche, den Beitritt zum Hebammenhilfevertrag und ein Institutionskennzeichen für die GKV-Abrechnung. Betreuen darfst du, sobald Urkunde, Haftpflicht und Meldung stehen; mit der Kasse abrechnen erst ab dem Listeneintrag. Der Rest lässt sich parallel erledigen, hat aber eigene Fristen.
Dieser Überblick richtet sich an ausgebildete Hebammen, die allein Schwangere und Wöchnerinnen zu Hause betreuen wollen, auch neben einer Anstellung. Er ist kein Ratgeber für die Ausbildung und keine Wirtschaftlichkeitsrechnung.
Dein Tätigkeitsspektrum und die Berufserlaubnis klären
Die Erlaubnis, die Berufsbezeichnung zu führen, hast du mit deiner Urkunde nach dem Hebammengesetz. Sie gilt bundesweit und ist unabhängig davon, ob du angestellt oder freiberuflich arbeitest. Zwei Dinge musst du trotzdem entscheiden, bevor du irgendetwas anmeldest:
- Mit oder ohne Geburtshilfe? Die Berufshaftpflicht, die Beitrittserklärung zum Hebammenhilfevertrag und die Meldung bei der Behörde fragen danach. „Ohne Geburtshilfe“ heißt nicht „ohne Verantwortung“: Die Überwachung des Wochenbettverlaufs gehört nach § 4 Absatz 2 Nummer 3 HebG zur Geburtshilfe, die außer Ärztinnen und Ärzten nur Personen mit Erlaubnis nach dem Hebammengesetz leisten dürfen.
- Hausbesuche, eigene Räume oder beides? Das bestimmt Praxisanschrift, Meldung und Wegegeld. Die Folgen erklärt Eigene Praxis oder Hausbesuche.
Regionale Meldepflichten und steuerliche Anmeldung
| Stelle | Was du meldest | Frist | Nachweis, den du behältst |
|---|---|---|---|
| Zuständige Landesbehörde für Hebammen | In NRW mit dem Meldebogen (Anlage 3 zur HebBO): Beginn der Berufsausübung mit Nachweis der Berufserlaubnis, Beschäftigungsart, Wochenarbeitszeit, Tätigkeitsbereiche, Anschriften der Tätigkeit, Erreichbarkeit, letzte Fortbildung, jährliche Fallzahlen; dazu der Haftpflichtnachweis zu Beginn und alle drei Jahre mit dem Fortbildungsnachweis (§ 9 Nummer 2) | NRW: Beginn, Ende sowie Namens- und Adressänderung unverzüglich, die übrigen Angaben erstmals mit dem Beginn und dann jährlich bis 31. Januar (§ 8 HebBO NRW); andere Länder: Berufsordnung prüfen | Eingangsbestätigung; in NRW ist seit 1. April 2024 die Bezirksregierung zuständig (MAGS NRW), die das Meldeverfahren auch digital über eNÜG anbietet (Bezirksregierung Düsseldorf) |
| Finanzamt | Fragebogen zur steuerlichen Erfassung über ELSTER | Innerhalb eines Monats nach Aufnahme (§ 138 AO) | Steuernummer |
| Gewerbeamt | Nichts. Hebammenhilfe wird steuerlich als freier Beruf behandelt; § 18 Absatz 1 Nummer 1 EStG nennt Hebammen nicht ausdrücklich, ordnet aber „ähnliche Berufe“ den Heilberufen zu. Keine Gewerbeanmeldung, keine Gewerbesteuer für die Hebammenhilfe | – | – |
Steuerlich gilt für dich in der Regel: Einkünfte aus freiberuflicher Tätigkeit mit Einnahmenüberschussrechnung, keine Umsatzsteuer auf Hebammenleistungen als Heilbehandlung (§ 4 Nummer 14 Buchstabe a UStG). Kurse und Verkäufe außerhalb der Heilbehandlung können anders liegen. Ein Gespräch mit einer Steuerberatung vor dem Fragebogen erspart spätere Korrekturen; der Fragebogen legt Vorauszahlungen und Umsatzsteueroptionen fest.
Berufshaftpflicht und Sozialversicherung prüfen
| Versicherung | Pflicht? | Zuständig | Frist | Was du wissen musst |
|---|---|---|---|---|
| Berufshaftpflicht | Ja, für die Berufsausübung und als Nachweis für den Vertragsbeitritt | Privater Versicherer, oft über den Berufsverband | Vor dem ersten Kontakt | Deckung muss dein Spektrum abbilden; „ohne Geburtshilfe“ ausdrücklich vereinbaren |
| Gesetzliche Rentenversicherung | Ja, Hebammen und Entbindungspfleger sind als eigene Gruppe versicherungspflichtig, auch mit Angestellten (§ 2 Satz 1 Nummer 3 SGB VI) | Deutsche Rentenversicherung | Meldung innerhalb von drei Monaten nach Aufnahme (§ 190a SGB VI) | Beiträge nach der Bezugsgröße, in den ersten drei Kalenderjahren nach dem Jahr der Aufnahme zur Hälfte, oder einkommensgerecht; die Existenzgründer-Befreiung gilt nur für Selbstständige mit einem Auftraggeber, nicht für Hebammen |
| Gesetzliche Unfallversicherung | Ja, kraft Gesetzes als selbstständig im Gesundheitswesen Tätige (§ 2 Absatz 1 Nummer 9 SGB VII) | BGW | Anmeldung binnen einer Woche nach Beginn (§ 192 SGB VII) | Deckt Arbeits- und Wegeunfälle sowie Berufskrankheiten; Beitrag jährlich |
| Krankenversicherung | Ja, für dich selbst | Deine Kasse oder ein privater Versicherer | Bei Statuswechsel sofort | Hauptberuflich selbstständig: freiwillig gesetzlich oder privat; neben einer Anstellung bleibt der Status der Anstellung |
Die Einzelheiten mit zwei Beispielprofilen stehen unter Versicherungen für freiberufliche Hebammen ohne Geburtshilfe.
GKV-Vertragsbeitritt und Institutionskennzeichen vorbereiten
Drei Dinge, die oft in einen Topf geworfen werden: Die Berufsurkunde erlaubt dir den Beruf. Der Beitritt zum Hebammenhilfevertrag erlaubt dir die Abrechnung mit den gesetzlichen Kassen; Mitglieder von DHV oder BfHD reichen die Unterlagen bei ihrem Verband ein, alle anderen direkt beim GKV-Spitzenverband. Das Institutionskennzeichen ist deine Abrechnungsnummer von der ARGE IK. Du brauchst alle drei; keines ersetzt ein anderes.
Beantrage das IK früh, denn das Beitrittsformular fragt danach; die ARGE IK nennt als Bearbeitungszeit in der Regel 10 bis 14 Tage nach Posteingang plus die Rücksendung des Prüfschreibens. Der Listeneintrag gilt ab dem Tag, an dem deine vollständigen Unterlagen beim Verband oder GKV-Spitzenverband eingehen; ein rückwirkender Beitritt ist ausgeschlossen. Ablauf und Unterlagen: Vertragsbeitritt und IK beantragen.
Dokumentation und Vereinbarungen vor der ersten Betreuung
Bevor die erste Familie im Kalender steht:
- Dokumentationssystem, Papier oder Software, das Zeitnähe, erkennbare Korrekturen und Zugriffsschutz kann. Anforderungen unter Dokumentationspflichten.
- Behandlungsvertrag oder Betreuungsvereinbarung mit Erreichbarkeit, Vertretung, Datenschutzinformation nach Artikel 13 DSGVO und, bei Selbstzahlerleistungen, der Kosteninformation nach § 630c BGB.
- Auftragsverarbeitungsvertrag mit jedem Softwareanbieter, der Betreuungsdaten speichert.
- Versichertenbestätigungen in der aktuellen Fassung, siehe Versichertenbestätigung.
- Praxisanschrift und Erreichbarkeit, auch ohne eigene Räume.
- Abrechnungsweg: eigene Software oder Abrechnungszentrum, siehe GKV-Abrechnung.
Nebenberuflicher Start und die Grenze zu anderen Tätigkeiten
Viele starten neben einer Anstellung mit wenigen Wochenbettbetreuungen. Das ist möglich, ändert aber an den Pflichten fast nichts:
- Arbeitgeberin informieren, wenn dein Arbeitsvertrag oder Tarifvertrag Nebentätigkeiten anzeigepflichtig macht; die meisten tun das.
- Alle Meldungen gelten auch für wenige Stunden: Behörde, Finanzamt, Rentenversicherung, BGW, Beitritt, IK.
- Rentenversicherung: Die selbstständige Tätigkeit als Hebamme ist eigenständig versicherungspflichtig, zusätzlich zur Anstellung. Nur eine geringfügige selbstständige Tätigkeit ist versicherungsfrei (§ 5 Absatz 2 SGB VI); die Grenze prüft die DRV, nicht du.
- Krankenversicherung: Solange die Anstellung überwiegt, bleibst du darüber versichert. Kippt das Verhältnis, prüft die Kasse die Hauptberuflichkeit.
Nicht zur Hebammenhilfe gehören Kurse ohne Heilbehandlungscharakter, Produktverkauf oder Beratung außerhalb des Berufsbilds. Sie können andere steuerliche und versicherungsrechtliche Folgen haben. Halte sie in der Buchführung getrennt.
Checkliste für die ersten Hausbesuche
| Schritt | Stelle | Voraussetzung | Nachweis | Erledigt? |
|---|---|---|---|---|
| Tätigkeitsspektrum festlegen | Du | – | Notiz: mit oder ohne Geburtshilfe, Hausbesuche und/oder Räume | |
| Berufshaftpflicht abschließen | Versicherer | Spektrum | Versicherungsschein | |
| Aufnahme melden | Landesbehörde | Urkunde, Haftpflicht | Eingangsbestätigung | |
| Steuerlich erfassen | Finanzamt über ELSTER | Aufnahmedatum | Steuernummer | |
| IK beantragen | ARGE IK | Anschrift, Bankverbindung | IK-Schreiben | |
| Beitritt erklären | Verband oder GKV-Spitzenverband | Urkunde, Haftpflicht, IK | Bestätigung des Listeneintrags mit Datum | |
| Rentenversicherung melden | DRV | Aufnahmedatum | Bescheid | |
| BGW anmelden | BGW | Aufnahmedatum | Mitgliedsbescheid | |
| Krankenversicherung klären | Kasse oder Versicherer | Status | Bestätigung | |
| Dokumentation und Vereinbarungen bereitlegen | Du | – | Vorlagen, AV-Vertrag | |
| Abrechnungsweg wählen | Du | IK, Listeneintrag | Softwarezugang oder Vertrag mit Abrechnungszentrum |
Das Merkblatt von BfHD, DHV und GKV-Spitzenverband zur Freiberuflichkeit stammt vom April 2024 und nennt dieselben vier Schritte (Gesundheitsbehörde, in NRW die Bezirksregierung; Berufshaftpflicht; IK; Beitritt), aber noch mit Bezug auf den früheren Vertrag; nutze es als Orientierung, nicht als aktuelle Verfahrensbeschreibung. Merkblatt Freiberuflichkeit.
Hebia ist die mobile Arbeits-App für freiberufliche Hebammen: Betreuungen, Termine, Dokumentation und Abrechnung an einem Ort. Die Anmeldungen oben nimmt dir keine App ab. Hebia kennenlernen.
Häufige Fragen
Was muss ich vor dem ersten freiberuflichen Hausbesuch erledigen?
Haftpflicht abschließen und die Aufnahme bei der Landesbehörde melden. Alles andere darf parallel laufen, hat aber Fristen: Finanzamt ein Monat, BGW eine Woche, DRV drei Monate.
Kann ich neben einer Anstellung freiberuflich arbeiten?
Ja. Dieselben Meldungen gelten, die Rentenversicherungspflicht kommt zur Anstellung hinzu, und deine Arbeitgeberin will es meist wissen.
Was brauche ich, bevor ich mit der GKV abrechnen darf?
Den Eintrag in die Vertragspartnerliste des GKV-Spitzenverbands und ein Institutionskennzeichen. Leistungen vor dem Listeneintrag kannst du nicht über den Vertrag abrechnen.
Brauche ich eigene Praxisräume?
Nein. Hausbesuche und Videobetreuung brauchen keine eigenen Räume, aber eine Praxisanschrift. Details unter Eigene Praxis oder Hausbesuche.
Quellenstand
Stand 11. September 2026, geprüft an den Originaldokumenten. Grundlage sind § 4 HebG, §§ 7 bis 9 der Berufsordnung für Hebammen NRW (Fassung vom 2. März 2022) mit den Hinweisen des MAGS NRW zur Meldeverpflichtung und der Bezirksregierung Düsseldorf als regionales Beispiel, § 138 AO, § 18 EStG, § 4 Nummer 14 UStG, §§ 2, 5, 165 und 190a SGB VI, §§ 2 und 192 SGB VII, die Seite der Deutschen Rentenversicherung für Selbstständige, die BGW-Seiten zur Pflichtversicherung, § 5 des Hebammenhilfevertrags, das Beitrittsverfahren des GKV-Spitzenverbands, das Merkblatt vom April 2024 und die Hinweise der ARGE IK. Meldewege anderer Bundesländer und individuelle Steuer- oder Versicherungsfragen wurden nicht geprüft. Änderungsvermerk 11. September 2026: Rentenversicherungspflicht auf § 2 Satz 1 Nummer 3 SGB VI (Hebammen als eigene Gruppe, auch mit Angestellten) statt Nummer 2 berichtigt; Inhalt des NRW-Meldebogens, Haftpflichtnachweis nach § 9, Fundstellen zu SGB VII, § 18 EStG ohne ausdrückliche Nennung der Hebammen und die Bearbeitungszeit der ARGE IK ergänzt. Nächster Prüfanlass: eine Änderung einer Berufsordnung, des Beitrittsverfahrens oder der Sozialversicherungspflichten.