Hebammenabrechnung mit der GKV: Vom Besuch bis zur Zahlung

Eine GKV-Abrechnung läuft in fünf Schritten: Du bist als Vertragspartnerin gelistet und hast ein Institutionskennzeichen. Du dokumentierst den Kontakt und lässt ihn auf der Versichertenbestätigung quittieren. Du ordnest Positionsnummern, Einheiten und Wegegeld zu. Du übermittelst die Abrechnung elektronisch nach § 301a SGB V, selbst oder über ein Abrechnungszentrum. Die Kasse prüft und zahlt 21 Kalendertage nach Eingang der vollständigen Abrechnungsunterlagen, bei Papierabrechnung nach 28; Leistungen eines Jahres musst du spätestens bis zum 30. Juni des Folgejahres elektronisch abrechnen, die Belege müssen bis zum 7. Juli eingegangen sein. Grundlage sind Anlage 2 §§ 2, 4 und 5 des Hebammenhilfevertrags, PDF-Seiten 50–52 und § 301a SGB V.

Dieser Überblick richtet sich an freiberufliche Hebammen, die Schwangere und Wöchnerinnen zu Hause betreuen. Die Beträge und Regeln der einzelnen Leistungen stehen in den verlinkten Einzelartikeln.

Die Voraussetzungen vor der ersten GKV-Abrechnung

Vier Dinge müssen vor dem ersten abgerechneten Besuch erledigt sein:

Wie Beitritt und IK genau laufen, steht unter Vertragsbeitritt und IK beantragen. Leistungen vor dem Listeneintrag kannst du nicht nachträglich über den Vertrag abrechnen.

Vom dokumentierten Besuch zur prüfbaren Rechnung

Was du beim Besuch festhältst, entscheidet später, was du abrechnen kannst. Die Reihenfolge:

1. Beim Besuch: Beginn und Ende der Hilfeleistung, Unterbrechungen, Leistungsart (zu Hause, Praxis, Video, Telefon), Inhalt der Betreuung, gefahrene Strecke. Die Versicherte unterschreibt die Bestätigung unverzüglich nach der Leistung, am besten direkt am Ende des Kontakts; nachträgliche Unterschriften sind unzulässig.
2. Danach: Leistung und Betreuungsphase bestimmen, Positionsnummer zuordnen, abgeschlossene 5-Minuten-Einheiten zählen, Kontingent prüfen, Zuschlag prüfen, Wegegeld zuordnen.
3. Vor dem Versand: Versichertendaten, Geburtsdatum des Kindes, ärztliche Anordnungen und Begründungen vollständig? Zeiten auf der Bestätigung und im Datensatz identisch?

Die Rechenregeln stehen in 5-Minuten-Einheiten, die Positionen in Leistungspositionen lesen, die Fahrten in Wegegeld.

Welche Daten und Nachweise übermittelt werden

§ 301a SGB V verpflichtet freiberufliche Hebammen, die Abrechnung elektronisch oder maschinell verwertbar zu übermitteln. Zu den Angaben gehören dein Institutionskennzeichen (bei Abrechnung über eine zentrale Stelle zusätzlich deren Kennzeichen), die Versichertendaten, die Leistungen mit Datum sowie Zeit und Dauer, soweit sie für die Vergütung eine Rolle spielen, das Wegegeld und die Auslagen. Ist für eine Leistung eine ärztliche Anordnung vorgeschrieben, ist sie der Rechnung beizufügen. § 301a SGB V.

Die Versichertenbestätigung ist der Beleg dafür, dass die Versicherte die Leistung erhalten hat. Sie enthält Datum, Uhrzeit, Positionsnummer und Unterschrift je Kontakt. Wo du sie einreichst und wann sie digital möglich ist, steht unter Versichertenbestätigung. Das technische Verfahren (Datensatzbeschreibung, Kostenträgerdateien, Verschlüsselung) veröffentlicht der GKV-Spitzenverband unter Datenaustausch mit sonstigen Leistungserbringern. Für dich zählt: Deine Software oder dein Abrechnungszentrum muss dieses Verfahren beherrschen.

Direktabrechnung oder Abrechnungszentrum?

§ 301a lässt beide Wege zu. Der Unterschied liegt in der Arbeit, die bei dir bleibt, und im Geld, das dazwischen liegt.

Beide Wege ändern nichts daran, dass du für Inhalt und Nachweis der Abrechnung verantwortlich bleibst. Die Kasse zahlt nur, was dokumentiert und bestätigt ist.

Eingereicht, angenommen und bezahlt unterscheiden

Diese vier Zustände werden im Alltag gern verwechselt:

• Exportiert: Deine Software hat eine Datei erzeugt. Die Kasse hat noch nichts.
• Übermittelt: Die Datei ist bei der Datenannahmestelle angekommen. Fehlt etwas, kommt sie zurück, ohne Prüfung des Inhalts.
• Angenommen: Abrechnungsdaten und Belege sind vollständig bei der benannten Stelle eingegangen. Ab hier läuft die Zahlungsfrist von 21 Kalendertagen, bei Papierabrechnung 28; als Zahltag gilt der Tag der Überweisung.
• Bezahlt oder beanstandet: Die Kasse zahlt, kürzt begründet oder fragt nach. Beanstandet sie nur einen Teil, muss sie den unstrittigen Teil trotzdem fristgerecht zahlen.

Merke dir je Abrechnung das Übermittlungsdatum und den Zahlungseingang. Erst der Kontoauszug beendet den Vorgang, nicht der Export.

Was bei Rückfragen und Rechnungskürzungen folgt

Alle Zahlungen stehen unter dem Vorbehalt der sachlichen und rechnerischen Prüfung. Die Kasse muss dir den Grund einer Beanstandung mitteilen; beanstanden kann sie Leistungen eines Jahres bis zum 30. September des Folgejahres. Rückforderungen darf sie mit einer der nächsten Abrechnungen aufrechnen und muss dabei angeben, auf welche beanstandete Rechnung sie sich bezieht. Widersprichst du einer Beanstandung nicht innerhalb von neun Kalendermonaten nach ihrer Bekanntgabe mit Gründen, gilt sie als anerkannt (Anlage 2 § 5, Seite 52; FAQ Frage 67, Seite 13). Fällt dir selbst ein Fehler auf, bevor die Kasse etwas abgesetzt hat, stellst du die Rechnung als Nachberechnung neu. Seit dem 1. Oktober 2025 gilt dafür ein einheitliches Korrekturverfahren, das deine Software oder dein Abrechnungszentrum umsetzt. FAQ Fragen 72 und 73, Seite 14.

Welche Frist zu welchem Vorgang gehört und wie du auf eine Kürzung reagierst, steht ausführlich unter Fristen, Korrekturen und Rechnungskürzungen.

Typische Fehler, die Geld kosten

• Uhrzeiten auf der Bestätigung und im Datensatz weichen voneinander ab.
• Eine Position wird für die Praxis abgerechnet, obwohl der Besuch zu Hause war, oder umgekehrt; die fünfte Ziffer stimmt nicht.
• Ein zweiter Kontakt am selben Tag überschreitet das Tageskontingent.
• Wegegeld für einen Praxistermin oder eine Videobetreuung.
• Die ärztliche Anordnung fehlt in der Übermittlung, obwohl die Position sie verlangt.
• Leistungen aus dem Vorjahr werden nach dem 30. Juni eingereicht oder die Belege kommen nach dem 7. Juli an.
• Die Abrechnung ist aus Gründen, die du zu vertreten hast, nicht maschinell verwertbar; dann darf die Kasse bis zu 5 Prozent des Rechnungsbetrags pauschal kürzen (Anlage 2 § 2).

Hebia bereitet die Abrechnung aus deiner Dokumentation vor und zeigt dir, welche Angabe noch fehlt, bevor du freigibst. Hebia kennenlernen.

Häufige Fragen

Reichen PDF-Rechnung und Versichertenbestätigung aus?

Nein. § 301a SGB V verlangt die elektronische Übermittlung im vorgesehenen Datenformat. Eine PDF-Rechnung ist keine Abrechnung nach diesem Verfahren.

Wie oft darf ich abrechnen?

Höchstens einmal im Monat; mindestens zweimal im Jahr sollst du einreichen. Leistungen des Vorjahres spätestens bis zum 30. Juni elektronisch, die Belege bis zum 7. Juli per Post oder, wo vereinbart, digital. Anlage 2 § 2, Seite 51.

Brauche ich für jede Kasse einen eigenen Vertrag?

Nein. Mit dem Beitritt zum Hebammenhilfevertrag rechnest du mit allen gesetzlichen Kassen ab. Du brauchst nur die richtige Kostenträgerkennung im Datensatz; die stellt deine Software bereit.

Was gilt für Privatversicherte?

Für sie gilt der Vertrag nicht. Du rechnest nach der Hebammengebührenordnung deines Bundeslandes ab: Privat- und Selbstzahlerabrechnung.

Quellenstand

Stand 11. September 2026, geprüft an den Originaldokumenten. Grundlage sind Anlage 2 (Seiten 50–53) und Anlage 1.1 § 12 des Hebammenhilfevertrags in der Fassung ab 1. April 2026, die in Anlage 2 mit der Fassung vom 1. November 2025 übereinstimmt, § 301a und § 302 SGB V, die gemeinsamen FAQ der Vertragspartner (Dateistand 16. Juni 2026, Fragen 67, 68, 72 und 73) und das Beitrittsverfahren des GKV-Spitzenverbands. Preise und Auszahlungsmodelle von Abrechnungszentren sind Vertragsbedingungen der jeweiligen Anbieter und wurden hier nicht bewertet. Änderungsvermerk 11. September 2026: Zahlungsfrist auf 21 beziehungsweise 28 Kalendertage, Beanstandungsfrist auf den 30. September des Folgejahres und Widerspruchsfrist auf neun Kalendermonate nach dem Vertragstext berichtigt; Belegfrist 7. Juli, Kürzung um bis zu 5 Prozent und Unterschriftsregel „unverzüglich“ ergänzt. Nächster Prüfanlass: eine geänderte Anlage 2, eine neue technische Anlage im Datenaustausch oder ersetzte FAQ.