Abrechnung
Versichertenbestätigung für Hebammen: Angaben, Unterschriften und digitale Nachweise
Was die Versicherte bestätigt, welche Formulare seit April 2026 gelten, wann unterschrieben sein muss, was digital geht und was du bei einer fehlenden Unterschrift tust.
Mit der Versichertenbestätigung bestätigt die Frau je Kontakt Datum, Uhrzeit von–bis und Positionsnummer mit ihrer Unterschrift, und zwar unverzüglich nach der Leistung; Vordatierungen, Globalbestätigungen, Blankounterschriften und nachträglich eingeholte Unterschriften sind unzulässig. Seit dem 1. April 2026 gelten die neuen Formulare aus Anlage 6; ältere Ausdrucke durften nur bis zum 30. Juni 2026 aufgebraucht werden. Telefonische Kurzberatung wird nicht mehr unterschrieben. Bei Videobetreuung unterschreibt die Versicherte beim nächsten persönlichen Kontakt oder eine PDF digital, etwa auf dem Tablet. Für Hausbesuche gibt es elektronische Bestätigungen nur dort, wo Kasse und Hebamme oder Abrechnungsdienstleister das vereinbart haben. Grundlage: Anlage 1.1 § 12, PDF-Seite 17, Formulare in Anlage 6 ab Seite 99, Übergang in § 3 der Änderungsvereinbarung, Seite 2.
Was die Versichertenbestätigung nachweist
Sie ist der Beleg gegenüber der Kasse, dass die Versicherte die abgerechnete Leistung an diesem Tag zu dieser Zeit erhalten hat. Mehr nicht, aber auch nicht weniger. Drei Dinge, die sie nicht ist:
| Dokument | Zweck | Wer es liest |
|---|---|---|
| Versichertenbestätigung | Nachweis der erbrachten Leistung für die Abrechnung | Krankenkasse |
| Deine Dokumentation | Fachlicher Verlauf der Betreuung: Befunde, Beratung, Vereinbarungen | Du, die Frau bei Einsicht, im Streitfall Gutachter |
| Behandlungsvertrag oder Betreuungsvereinbarung | Rahmen der Zusammenarbeit, Datenschutz, Erreichbarkeit | Du und die Familie |
Eine vollständige Unterschriftenliste ersetzt keine Dokumentation, und eine perfekte Dokumentation ersetzt keine Unterschrift. Warum beides nötig ist, erklärt Dokumentationspflichten.
Aktuelle Formulare und erforderliche Angaben
Anlage 6 enthält die Formulare 3.1 bis 3.5, alle gültig ab 1. April 2026: 3.1 Schwangerschaft (Seite 99), 3.2 außerklinische Geburt (Seite 100), 3.3 Wochenbett (Seite 101), 3.4 Kurse (Seite 102) und 3.5 Beleghebamme (Seite 103). Für Hausbesuche sind zwei wichtig:
| Formular | Wofür | Fundstelle |
|---|---|---|
| 3.1 Versichertenbestätigung Schwangerschaft | Hilfeleistung, Vorsorge, Aufklärungsgespräch zum Geburtsort, Stillvorbereitung, Fehlgeburt und die Materialpauschalen 60300, 60400, 60500 und 60700 | Seite 99 |
| 3.3 Versichertenbestätigung Wochenbett | Frühes und spätes Wochenbett, Hilfe beim Kind bei Abwesenheit der Mutter, Still- und Ernährungsschwierigkeiten und die Materialpauschalen 60300, 61100, 61400, 61500, 61600 und 61700 | Seite 101 |
Oben stehen Kasse, Name und IK der Hebamme, die Versichertendaten, der errechnete Termin und das Geburtsdatum des Kindes; auf 3.1 kreuzt die Frau den geplanten Geburtsort nach dem Aufklärungsgespräch an, auf 3.3 stehen Kästchen für eine Fehlgeburt und die Gesamtzahl der Kinder bei Mehrlingen. Je Kontakt trägst du ein: Heb-Nr., Datum, Uhrzeit von–bis, in der Spalte der Positionsgruppe die Leistungsart (1 zu Hause, 2 Praxis, 3 Video) und Kreuze für verbrauchtes Material in derselben Zeile (FAQ Frage 56, Seite 10). Verlangt eine Position eine Begründung, setzt du bei der Leistung ein Kreuz und schreibst den Text unten auf das Formular (FAQ Frage 61, Seite 11). Die Vertragspartner akzeptieren gängige Schreibweisen: „1.1.26“ oder „1. Januar 2026“ statt „01.01.2026“, „8.30“ statt „08:30“ (FAQ Frage 10, Seite 3). Wichtig ist, dass die Angaben eindeutig sind und mit deinem Abrechnungsdatensatz übereinstimmen.
Verwende die Formulare aus der aktuellen Vertragsfassung. Nachgebaute Formulare mit eigenen Feldern sind riskant: Die Kasse prüft gegen das Original.
Zeitpunkt, Unterschrift und besondere Situationen
- Wann: Unverzüglich nach der Leistung, also direkt am Ende des Kontakts, wenn die Zeiten noch frisch sind. Nur Beleghebammen dürfen die Leistungen eines Tages mit einer Unterschrift spätestens am Folgetag bestätigen lassen (§ 12 Absatz 2).
- Wer: Die Versicherte selbst. Im Wochenbett ist das die Mutter, auch wenn die Leistung beim Kind erbracht wurde; das Kind ist über die Mutter erfasst, das Geburtsdatum steht oben. Kann die Mutter das Kind nicht versorgen (304XX, 305XX), erbringst du die Leistung bei der betreuenden Person und rechnest über die Kasse des Kindes ab.
- Korrektur einer Zeile: Stimmt eine Angabe nicht, streichst du die komplette Zeile, füllst sie neu aus und lässt sie von der Versicherten unterschreiben (§ 12 Absatz 1).
- Kurse: Bei reinen Videokursen reicht eine Unterschrift nach der letzten Kurseinheit.
- Vertretung: Jede Hebamme lässt ihre eigenen Kontakte bestätigen. Du unterschreibst nichts für eine Kollegin und sie nichts für dich.
- Mehrere Kontakte an einem Tag: Zwei Zeilen mit zwei Uhrzeiten, zwei Unterschriften.
Papier, digitale Signatur und Videonachweis unterscheiden
| Situation | Nachweis | Grundlage |
|---|---|---|
| Hausbesuch oder Praxistermin | Unterschrift auf dem Papierformular | § 12 |
| Hausbesuch mit elektronischer Bestätigung | Nur, wenn Hebamme und Krankenkasse vereinbart haben, die Versichertenbestätigung abweichend digital auszugestalten (Anlage 2 § 2, Seite 52); einzelne Kassen bieten solche Verfahren über bestimmte Dienstleister an | Anlage 2 § 2; Vereinbarungen der jeweiligen Kasse |
| Videobetreuung | Unterschrift beim nächsten persönlichen Kontakt oder PDF-Bestätigung, vollständig ausgefüllt unverzüglich nach der Videobetreuung übermittelt, von der Versicherten eigenhändig digital signiert und binnen zwei Wochen zurückgesendet (FAQ Frage 17, Seite 4) | § 12 Absatz 3 |
| Telefonische Kurzberatung | Keine Unterschrift; Dokumentation genügt, weil die Formulare seit April 2026 keine Spalte dafür haben und § 12 Absatz 5 solche Positionen von der Quittierung ausnimmt | § 12 Absatz 5 in Verbindung mit den Formularen ab April 2026 |
Vorsicht bei Apps, die eine Unterschrift auf dem Bildschirm sammeln: Ein Unterschriftsbild in einer App ist nur dann eine gültige Bestätigung, wenn die Kasse dieses Verfahren akzeptiert. Frag nach, bevor du auf Papier verzichtest, und heb die Antwort auf. Wie Video technisch laufen muss, steht unter Telefon- und Videobetreuung.
Tatsächliche Zeit und abrechenbare Menge eintragen
Auf der Bestätigung stehen die echten Zeiten. Ist das Kontingent kleiner als die erbrachte Zeit, begrenzt du nur das Mengenfeld in der Abrechnung. Beispiel: Ein Wochenbettbesuch von 10:04 bis 11:22 Uhr ergibt 15 volle Einheiten; erlaubt sind an diesem Tag 12. Auf der Bestätigung bleibt 10:04–11:22 stehen, im Datensatz steht die Menge 12. FAQ Frage 71, Seite 14. Wie du Einheiten zählst, zeigt 5-Minuten-Einheiten.
Kürze also nie die Uhrzeit, damit sie zur Menge passt. Die Kasse sieht an der Zeit, dass du da warst, und an der Menge, was du ansetzt.
Fehler, fehlende Nachweise und weitere Schritte
| Problem | Was du tust |
|---|---|
| Unterschrift vergessen | Nachträgliche Unterschriften sind unzulässig, auch am nächsten Tag. Nur bei einem schwerwiegenden Grund, etwa einer eiligen Verlegung, Bewusstlosigkeit oder Verständigungsproblemen, darf ersatzweise eine Angehörige oder eine Ärztin quittieren oder die Frau später unterschreiben (§ 12 Absatz 4). Vergessen ist kein solcher Grund. Kontakt dokumentieren, Lücke in der Abrechnung begründen und mit einer Beanstandung rechnen. Nicht selbst unterschreiben, nicht rückdatieren. |
| Falsche Uhrzeit eingetragen | Komplette Zeile streichen, neu ausfüllen, von der Frau unterschreiben lassen (§ 12 Absatz 1). Keine Korrekturflüssigkeit. |
| Falsche Positionsnummer oder Leistungsart | Wie oben: Zeile streichen, neu ausfüllen, unterschreiben lassen. |
| Formular verloren | Dokumentation bleibt; die Bestätigung lässt sich nicht nachträglich erzeugen. Ist das Original nach dem Ausfüllen abhandengekommen, kannst du im Einzelfall mit schriftlicher Erklärung Kopien einreichen (Anlage 2 § 2, Seite 51); sonst Kasse informieren. |
| Familie bestreitet später einen Besuch | Deine Dokumentation und die unterschriebene Bestätigung sind der Nachweis. Beides aufbewahren, siehe Aufbewahrung. |
Wie es nach einer Beanstandung weitergeht, steht unter Fristen, Korrekturen und Rechnungskürzungen.
Hebia hält Zeiten, Leistungsart und Nachweis beim jeweiligen Kontakt zusammen, damit Bestätigung und Abrechnung dieselben Angaben tragen. Hebia kennenlernen.
Häufige Fragen
Welche Angaben muss die Versicherte bestätigen?
Datum, Uhrzeit von–bis und Positionsnummer je Kontakt, dazu ihre Unterschrift unverzüglich nach der Leistung. Bei Begründungspflicht auch die Begründung.
Reicht eine Unterschrift auf Smartphone oder Tablet?
Bei Videobetreuung ja, auf der PDF-Bestätigung. Beim Hausbesuch nur, wenn die Kasse ein elektronisches Verfahren mit dir oder deinem Abrechnungsdienstleister vereinbart hat.
Wie funktioniert der Nachweis bei Telefon und Video?
Telefon: keine Unterschrift, Dokumentation genügt. Video: Unterschrift beim nächsten persönlichen Kontakt oder digital unterschriebene PDF binnen zwei Wochen.
Welche Formulare gelten seit Juli 2026?
Nur noch die Formulare aus Anlage 6 der Fassung ab 1. April 2026. Die Aufbrauchfrist für alte Ausdrucke endete am 30. Juni 2026.
Quellenstand
Stand 11. September 2026, geprüft an den Originaldokumenten. Grundlage sind Anlage 1.1 § 12 (Seite 17), Anlage 2 § 2 (Seiten 51–52) und Anlage 6 Formulare 3.1 bis 3.5 (Seiten 99–103) des Hebammenhilfevertrags in der Fassung ab 1. April 2026, § 3 der Änderungsvereinbarung vom 16. März 2026 und die gemeinsamen FAQ der Vertragspartner (Dateistand 16. Juni 2026, im PDF 3. Juni 2026, Fragen 10, 17, 56 und 61). Elektronische Bestätigungsverfahren einzelner Kassen gelten nur im jeweils vereinbarten Rahmen und wurden hier nicht einzeln geprüft. Änderungsvermerk 11. September 2026: Die zuvor genannte Frist „spätestens am Folgetag“ gilt nach § 12 nur für Beleghebammen; für alle anderen Leistungen wurde sie durch „unverzüglich nach der Leistung“ mit dem Verbot nachträglicher Unterschriften ersetzt. Korrekturregel (ganze Zeile streichen), Ersatzunterschrift bei schwerwiegendem Grund, Alternative der Unterschrift beim nächsten persönlichen Kontakt nach Video, Kopien bei verlorenen Originalen sowie die Fundstellen der Formulare und FAQ ergänzt. Nächster Prüfanlass: neue Formulare, eine Änderung von § 12 oder ersetzte FAQ.