Abrechnung
Telefon- und Videobetreuung abrechnen: Was für Hebammen gilt
Wann ein Anruf oder eine Videobetreuung eine abrechenbare Leistung ist, welche Kontingente gelten, was seit April 2026 ohne Unterschrift geht und welche technischen Regeln Video braucht.
Ein Anruf ist abrechenbar, wenn er eine individuelle persönliche Beratung zur Schwangerschaft oder zum Wochenbett war; Terminabsprachen zählen nicht. Die telefonische Kurzberatung ist eine eigene Leistungsart (fünfte Ziffer der Position 4) mit kleinen Kontingenten und einer eigenen Tagesgrenze: in der Schwangerschaft 2 Einheiten je Anruf, höchstens 2 Einheiten und zwei Anrufe am Tag, zwölf Anrufe insgesamt. Seit dem 1. April 2026 braucht sie keine Unterschrift mehr, aber weiterhin deine Dokumentation. Videobetreuung (fünfte Ziffer 3) zählt zu den Kontakten des Tages wie ein Besuch, hat mit 6 Einheiten ein kleineres Zeitkontingent, verlangt einen Videodienst aus dem Verzeichnis des GKV-Spitzenverbands, verbietet Aufzeichnungen und wird per digital unterschriebener PDF oder beim nächsten persönlichen Kontakt bestätigt. Grundlage: Anlage 1.1 § 5, PDF-Seite 13, § 12, Seite 17, Anlage 3 § 9 Absatz 3, Seite 58.
Telefon, Video und schriftliche Nachrichten unterscheiden
| Kanal | Leistungsart im Vertrag | Abrechenbar? | Nachweis |
|---|---|---|---|
| Telefonat mit Beratung | Telefonische Kurzberatung, Ziffer 4 | Ja, im Kontingent der jeweiligen Positionsgruppe | Deine Dokumentation; keine Unterschrift seit 1. April 2026 |
| Telefonat zur Terminvereinbarung | Keine Leistung | Nein | Notiz im Kalender reicht |
| Videobetreuung über zertifizierten Dienst | Videobetreuung, Ziffer 3 | Ja, mit den Kontingenten der Position | PDF-Bestätigung, digital von der Versicherten unterschrieben |
| Videoanruf über eine gewöhnliche Messenger-App | Nicht als Videobetreuung anerkannt; zulässig sind nur Anbieter aus dem Verzeichnis des GKV-Spitzenverbands (Anlage 4 § 6, Seite 85) | Nein | – |
| Textnachricht, Sprachnachricht, E-Mail | Keine Leistungsart; die Vertragspartner schließen E-Mail und Textnachrichten für die Kurzberatung ausdrücklich aus und halten unverschlüsselte Dienste für Gesundheitsdaten für unzulässig (FAQ Frage 13, Seite 3) | Nein | Dokumentiere sie, wenn sie fachlich wichtig sind |
Die Definition der telefonischen Kurzberatung steht in § 5: eine individuelle persönliche telefonische Beratung der Versicherten im Zusammenhang mit Schwangerschaft oder Wochenbett. Reine Terminvereinbarungen sind ausgenommen. Schriftliche Nachrichten kennt der Vertrag als Leistungsart nicht.
Welche Leistungsarten und Grenzen gelten?
Ob es für eine Leistung eine Telefon- oder Videovariante gibt, siehst du an der Positionsnummer: Existiert die Nummer mit 4 oder 3 an fünfter Stelle in Block 1 oder Block 3, ist der Kanal vorgesehen. Beispiele:
| Gruppe | Telefon | Video | Wo nachlesen |
|---|---|---|---|
| Hilfeleistung in der Schwangerschaft 101XX | 10104: 2 Einheiten je Anruf, höchstens 2 Einheiten und zwei Anrufe am Tag, zwölf Anrufe insgesamt | 10103: 6 Einheiten je Kontakt; zählt zu den zwei Kontakten am Tag, davon höchstens einer per Video | Block 1, Seite 20 |
| Frühes Wochenbett 301XX | 30104: 2 Einheiten, ein Anruf am Tag; zählt zu den 20 Kontakten | 30103: 6 Einheiten; nur als zweiter Kontakt des Tages | Block 3, Seite 27 |
| Spätes Wochenbett 303XX | 30304: 2 Einheiten, ein Anruf am Tag; zählt zu den 16 Kontakttagen | 30303: 6 Einheiten; der eine Kontakt des Tages | Block 3, Seite 28 |
| Still- und Ernährungsschwierigkeiten 306XX | 30604: 2 Einheiten, ein Anruf am Tag | 30603: 6 Einheiten; der eine Kontakt des Tages | Block 3, Seite 29 |
| Vorsorgeuntersuchung 1020X, Aufklärungsgespräch 1030X, Stillvorbereitung 1040X | nicht vorgesehen | nicht vorgesehen | Nur die Endziffern 1 und 2 |
Video zählt zu den Kontakten des Tages wie ein Besuch: im frühen Wochenbett nur als zweiter der zwei Kontakte, im späten als der eine Kontakt. Das Telefon hat in jeder Gruppe eine eigene Tagesgrenze (ein Anruf im Wochenbett, zwei in der Schwangerschaft), zählt aber zu den 20 Kontakten beziehungsweise 16 Kontakttagen insgesamt. Ein Anruf verbraucht also einen Kontakt des Gesamtkontingents. Eine Zuschlagsvariante gibt es für Video (10113, 30113, 30313), für das Telefon nicht (Positionsnummernverzeichnis ab 1. April 2026). Wie du Kontingente liest, erklärt Leistungspositionen lesen.
Kombination mit einem Hausbesuch
Ein Hausbesuch am Vormittag und ein Anruf am Abend sind zwei Kontakte. Das ist zulässig, solange die Position zwei Kontakte am Tag erlaubt und das Gesamtkontingent reicht. Nicht zulässig ist, einen Anruf als Verlängerung des Hausbesuchs zu zählen: Der Besuch endet, wenn du gehst; der Anruf beginnt, wenn er beginnt.
Vier erfundene Fälle, alle im frühen Wochenbett, alle mit ausreichendem Kontingent:
| Fall | Was passiert ist | Abrechnung | Warum |
|---|---|---|---|
| Anruf nach dem Besuch | Hausbesuch 9:00–9:50, Anruf 18:10–18:19 wegen Stillproblem | 30101 mit 10 Einheiten und 30104 mit 1 Einheit | Ein Besuch plus der eine Anruf des Tages; 9 Minuten ergeben eine volle Einheit |
| Zwei kurze Anrufe | 11:00–11:03 Frage zur Nabelpflege, 16:30–16:34 Frage zum Stuhlgang | Keine Einheit | Jeder Anruf unter fünf Minuten; getrennte Minuten werden nicht addiert; der zweite Anruf überschreitet zudem die Tagesgrenze von einem |
| Unterbrochene Videobetreuung | Hausbesuch am Vormittag; Video 16:00–16:12, Verbindung bricht ab, 16:20–16:30 weiter | 30103 mit 2 + 2 = 4 Einheiten | Zweiter Kontakt des Tages, deshalb per Video zulässig; ein Kontakt in zwei zusammenhängenden Abschnitten; die Restminuten beider Abschnitte verfallen |
| Sprachnachricht | Frau schickt 19:40 eine Sprachnachricht, du antwortest 20:15 per Nachricht | Keine Leistung | Keine vorgesehene Leistungsart; fachlich relevante Inhalte gehören trotzdem in die Dokumentation |
Die Zählweise für Einheiten mit Unterbrechungen steht in 5-Minuten-Einheiten.
Zeiten und Unterbrechungen dokumentieren
Bei Telefon und Video gibt es keine Türklingel, die Beginn und Ende markiert. Halte deshalb fest: Uhrzeit von–bis, Anlass, Inhalt der Beratung, Vereinbarung, bei Video zusätzlich Unterbrechungen. Deine Telefonanlage oder der Videodienst zeigt Verbindungszeiten; die vergütete Zeit ist die Beratungszeit, nicht die Wartezeit bis jemand abnimmt.
Ein kurzer Anruf ohne volle Einheit bleibt trotzdem dokumentiert. Er kann fachlich wichtiger sein als ein abrechenbarer.
Bestätigung und technische Voraussetzungen
Telefon: Die neuen Versichertenbestätigungen ab April 2026 führen nur noch die Leistungsarten 1 bis 3 auf. Für Positionen, die auf der Bestätigung nicht vorgesehen sind, entfällt die Quittierung nach § 12. Der Anruf wird also nicht mehr unterschrieben, aber wie jede Leistung dokumentiert und abgerechnet. Hintergrund im Artikel Was hat sich geändert?.
Video: Drei Bedingungen aus dem Vertrag:
- Gelisteter Videodienst. Anlage 4 des Hebammenhilfevertrags übernimmt die Anforderungen an Videodienstanbieter aus Anlage 31b des Bundesmantelvertrags Ärzte, einschließlich der Zertifikate zu Informationssicherheit und Datenschutz (Anlage 4, Seiten 83–89). Du darfst nur Anbieter nutzen, die im Verzeichnis des GKV-Spitzenverbands geführt werden (§ 6). Die Frau muss in die Datenverarbeitung des Anbieters einwilligen (§ 3), die Teilnahme ist freiwillig, und beide Seiten sitzen in geschlossenen Räumen mit stabiler Verbindung (§ 4).
- Keine Aufzeichnung. Anlage 3 § 9 Absatz 3 erlaubt während der Videobetreuung keine Aufzeichnungen jeglicher Art und verlangt zu Beginn die Vorstellung aller anwesenden Personen (Seite 58). Anlage 4 § 4 nennt für Aufzeichnungen zur Dokumentation eine Einwilligung (Seite 84). Die sichere Praxis ist, nicht aufzuzeichnen und selbst zu dokumentieren; Screenshots von Befunden sind keine Ausnahme.
- Bestätigung. Entweder unterschreibt die Frau beim nächsten persönlichen Kontakt auf der Versichertenbestätigung, oder sie signiert eine vollständig ausgefüllte PDF-Bestätigung eigenhändig, etwa auf Tablet oder Smartphone, die du ihr unverzüglich nach der Videobetreuung schickst und die sie binnen zwei Wochen zurücksendet. Bei reinen Videokursen reicht eine Unterschrift nach der letzten Einheit. Anlage 1.1 § 12, Seite 17; FAQ Frage 17, Seite 4.
Für die Videobetreuung gibt es kein Wegegeld.
Vertraulichkeit und Grenzen von Aufzeichnungen
Telefon und Video finden oft in Küche oder Wohnzimmer statt, mit Besuch im Hintergrund. Frag zu Beginn, ob die Frau ungestört sprechen kann. Deine Notizen zur Beratung unterliegen derselben Schweigepflicht wie beim Hausbesuch (§ 203 StGB). Eine automatische Transkription oder Gesprächsaufzeichnung ist keine Dokumentation, sondern bei Video verboten und bei Telefon ohne Einwilligung unzulässig. Dokumentiere selbst, kurz und zeitnah.
Hebia hält Telefon- und Videokontakte mit Zeiten und Notizen bei der jeweiligen Betreuung fest. Hebia kennenlernen.
Häufige Fragen
Ist eine kurze telefonische Rückfrage abrechenbar?
Nur, wenn sie eine Beratung war und mindestens fünf Minuten am Stück dauerte. Eine Terminfrage oder eine Rückfrage unter fünf Minuten ergibt keine Einheit.
Können mehrere kurze Anrufe zusammengezählt werden?
Nein. Einheiten entstehen nur aus zusammenhängenden fünf Minuten innerhalb eines Kontakts.
Gelten für Video und Telefon dieselben Nachweise?
Nein. Telefon: keine Unterschrift, nur Dokumentation. Video: Unterschrift beim nächsten persönlichen Kontakt oder digital signierte PDF-Bestätigung binnen zwei Wochen.
Darf ich eine Videosprechstunde aufzeichnen, wenn die Frau zustimmt?
Anlage 3 § 9 Absatz 3 gestattet während der Videobetreuung keine Aufzeichnungen jeglicher Art; Anlage 4 § 4 nennt für Aufzeichnungen zur Dokumentation eine Einwilligung. Verzichte auf Aufzeichnungen und dokumentiere selbst; damit bist du auf beiden Grundlagen sicher.
Quellenstand
Stand 11. September 2026, geprüft an den Originaldokumenten. Grundlage sind Anlage 1.1 §§ 4, 5 und 12 (Seiten 12–17), Block 1 und Block 3 (Seiten 20–29), Anlage 3 § 9 (Seite 58), Anlage 4 (Seiten 83–89) und Anlage 6 (Seiten 99–101) des Hebammenhilfevertrags in der Fassung ab 1. April 2026, das Positionsnummernverzeichnis ab 1. April 2026 sowie die gemeinsamen FAQ der Vertragspartner (Dateistand 16. Juni 2026, Fragen 13 und 17). Alle Fälle sind erfunden. Änderungsvermerk 11. September 2026: Tagesgrenze der Telefonkurzberatung (eigene Spalte, 2 Einheiten am Tag) und die Stellung des Videokontakts innerhalb der Tageskontakte berichtigt, Videobeispiel als zweiten Kontakt umgestellt, die zuvor genannte Übergangsregel bis 30. Juni 2026 gestrichen, weil Anlage 4 sie nicht enthält, Verzeichnis der Videodienstanbieter, Einwilligung, Bestätigung beim nächsten persönlichen Kontakt und Zuschlagsvarianten ergänzt, Aufzeichnungsverbot um Anlage 4 § 4 ergänzt. Nächster Prüfanlass: eine Änderung der Leistungsarten, der Anlage 4 oder ersetzte FAQ.